新手主管面面觀

『職場輕鬆學』 主持人張敏敏開講

一個新手主管到底應該怎麼做？

這是節目主持人張敏敏在講座之間最常被職場人問到的問題。在許多提問者中，有些人已經邁入中年、亦有身經百戰的名店店長……可見計畫未必趕得上變化，在職場生涯規劃中，年關往往是另謀高就最頻繁的時機，若您剛好有幸承接主管職，您知道該如何當一個稱職的主管嗎？

何謂主管？

在開始這一次的話題之前，我們先要了解，到底什麼是主管？

首先主管必須得負起一定的責任和義務，當你被公司委任於某種職位（例：副理），你的權威（Authority）由此而來，也就是說有些事情必須由你簽名審核，有些事情必須你來蓋章負責，這些都是你的「權」。但是有「權」必定會有相對的「責」，當我們有了權責跟權力並且匹配之後，這時不論你底下有沒有部屬，您已經正式成為主管階級。

上下左右的職責

當我們新任為主管階層的時候，最「痛苦」的莫過於人的帶領，因為我們必須得概括承受團隊的好與壞，並且在變動之中帶出團隊的新成績。主管通常有四個職責，通常我們以上下左右來區分，什麼叫做上下左右呢？其實上下就是所謂的垂直溝通，「上」代表你對你的主管的溝通，「下」這是你和部屬的溝通。至於左右代表什麼呢？左右就是指你的平行同儕和公司外面的廠商或者是客戶，也就是說主管在面對內部和外部的同時，都要有實行自己的職責的能力。

我們先來面對一個新名詞N+1，N+1代表的是自己的上司，N代表的是自己，對新手主管而言，N+1無疑是你的伯樂，因為他是提拔你最重要的關鍵人物，是上層賞識你的人，他提拔你的同時也對你負起連帶責任，上司N+1他正在找一個幹部，甚至是一位繼位者，所以N+1的地位可想而知的堅不可摧。但是當我們和N+1溝通發生障礙，在這裡敏敏提醒職場伙伴們，不要對上司有太多的猜忌和疑慮，因為他今天肯提拔你，就代表他信任你，你應該以「輔佐」的心態來對待你的上司，期許自己能以輔佐的心態和N+1相處，我們就可以提高格局、用更高的眼光來看待此刻的職場關係。

公司當然也希望新手主管對屬下能夠掌握工作進度，也就是說進度的跟催和達標也是非常重要的，所以對主管來說，工作對上需要輔佐，對下需要管理。

在平行對內關係中，身為一個新手主管必需要帶領自己的部屬來進行跨部門的溝通。對許多公司老闆來說，跨部門的工作與協調真的是他們心中永遠的痛，因為就一般公司來說，每個部門都已經非常忙碌，還要抽出額外的心力來支援其他部門，實在是吃力又不討好。但是敏敏表示，跨部門之間的協同作戰能力，將會是未來三到五年內的必備能力之一。就像國慶閱兵的踏步，一聲令下，大家的腳步是否能進入彼此的節奏，一起協同合作，才能在部門主管的調度事半功倍的完成任務。

在平行面對外方面，所要面對的就是公司的客戶，對外必須做到宣揚公司的好，成功扮演好一個宣傳者的角色。此外，新手主管也應具備一個非常重要的能力，就是對外情報的蒐集。我們必須要讓員工知道業界發生什麼事、人脈上面有什麼變化、客戶想要的是什麼……蒐集外部的情報、分析整理後與上司及團隊分享，並在其中得到回饋與改進空間，訓練自己商業的觀察能力。

對上輔佐、對下管理、對內協作、對外蒐集，當我們具備上下左右全方位的能力，並以這四個標準來審核自己，在遇到難題之時，或許一切就沒有想像中那麼困難了。

升職的準備

對於有興趣自我準備成為公司主管的朋友們，主持人敏敏也提出一些準備的方向。

一、硬能力（專業能力）的準備

專業能力分為兩個重要的區塊，第一個區塊是你的知識（Knowledge），我們對於公司存在的產業相關資訊能一問即答，不需要看資料，就可以口述，這就是所謂的基本功，需要在工作中日積月累，並對自己公司的各個部門有所了解才能集其大成。第二個區塊叫做技術（Skill），所謂的技術一定有它的SOP，通常都有經驗傳承可以模仿和學習，這種技術是外顯的，就像師父帶徒弟一樣，藉由師父示範，徒弟再模仿其技術。

那麼為什麼主管要學習知識基礎呢？因為當一個主管知道這些Knowledge and Skill，才能傳承下去。主管教育新人勢必要的責任，也是一項艱難的任務，所以平常多累積操練，基本功越紮實，教起新人來就越快上手。還有額外要學習的是管理能力，就像我們開車需要考一張駕照，那日常的練習就是非常的重要。因為我們一旦管理失誤，就像開車肇事一樣，我們影響的是一群人，甚至是公司內部的績效表現。

二、軟能力的準備

一個新手主管在軟能力方面上，亦不容小覷，論能力可以分為三方面：

1、人脈資源

不管在公司內外，凡是可以溝通的、有問題可以請他幫忙的、有疑惑可以問到他的，都可以算做自己人脈資源的一環。如果只是認識，還無法稱得上人脈，人脈資源是指你不但認識，而且面臨危機時，對方能助你一臂之力的朋友。「關係」需要經營，身為主管更需要刻意地建立人際關係。這樣才能夠增強我們的軟能力之一。

2、溝通能力

第一時間能將事情說得清晰明瞭，讓對方很快的理解跟帶入，是身為主管另一個必備實力。與之相反的是主管將他的話語全部丟出去，伴隨著專業的詞彙，卻讓人完全無法理解，更不會在意對方聽懂了沒，所以溝通的第一要件，我們要能使用對方了解的話語，言簡意賅把邏輯闡述清楚，就是我們的軟能力之二。

3、同理心的能力

同理心的能力往往也和我們情緒的控制力有關，當我們習慣傾聽，就更容易從對方的話語中抓住此刻他想表達的重點，並且根據這些重點，去轉換自己的想法，然後告訴自己該怎麼應對進退。同理心的能力若能適度發揮，可以幫助我們在團隊中確立自己領導的位置，帶領整個團隊往正向循環的方向前進。這就是我們的軟能力之三。

新手主管的禁忌

一、想要繼續跟員工當好朋友？

成為新手主管，最大的禁忌就是公私不分。當身分轉換為主管，公司給予主管階層的待遇與權力的同時，我們在公司之類的角色扮演就已經發生變化，當其他的員工不由自主的把我們當成主管對待，我們卻依然嘻笑辱罵如故無法掌握分寸，必然不能把現在的角色（主管）好好扮演，也就不能做好主管所賦予的工作。

我們在主管階層的日子裡，勢必要做出許多困難的決定，我們有時要經歷非常痛苦的決定，我們如果無法掌握角色之間的重疊與輕重，便很難下定決心來做如此的決定。如果立場搖擺不定，那只能說我們對成為主管職位的覺悟還不夠。

二、小心三把火

新官上任最忌諱三把火，因為它代表我們倉促地進行改革，而不是認真先了解團隊內部的狀況，這時那把火往往就會燒到自己，畢竟別忘了團隊中還是有比我們更資深的員工，他們也有自己溝通上層的管道。所以循序漸進地熟悉團隊，雖然緩慢，但是卻是最好的方法。

我們身為一個主管，勢必要有擔當，當然也包括團隊所犯的錯誤，所以今天當我們能夠對部屬充分授權的時候，我們也在示範領導並且讓部屬了解我們的風格，不必凡事事必躬親，而是要在上下層之間做好溝通的管道，還有隨時準備好預備方案，並且讓我們的上司永遠都知道團隊在做什麼。

最後敏敏提醒大家，要避免以自己過去的工作方法為唯一準則，要引導同事們說出自己的意見，再者前後任主管一定會有些許的不同，主動和部屬解釋釐清，積極建立信任、誠信、正直，並且負起擔當，是新手主管關鍵的第一步。希望每一個新手主管，都能順利完成自己的任務，帶領團隊一往如前。 

（整理：雲陽。本文整理自張敏敏主持的「職場輕鬆學」節目內容，每週三08:00-09:00播出）