忙碌與壓力，是現代工作族的生活常態。有些人一天到晚耗損精力處理所謂的急事，卻根本無暇顧及這些事到底需不需要現在立刻處理？沒有把事情優先秩序搞清楚，就耗費時間埋頭苦幹的結果，是把真正重要事情擱在一旁，而把自己變成急事的奴隸（Tyranny of the Urgent）。

壓力，往往發生在重要的事演變成急事，而自己卻又正好被一堆不重要的急事包圍，以致於無法分身處理重要的事。想要學會減輕壓力，就需要學會正確處理事情的順序與原則，這包括「羅列壓力清單」「按重要性而不按迫切性處理事情」以及「合理分配處理事情的時間」「正確評估自己處理事情的能力」「專注於當作的事」。

羅列壓力清單

所謂羅列壓力清單，是指把一切事情，不分公私統統攤在陽光下管理，掌握所有待辦事項後，分出處理的優先秩序，規劃所需時間，再依計畫有效率的按部就班解決，減輕自己因工作失控及堆積而產生的壓力。

有壓力清單可避免自己隨性做事，而把重要事情耽擱成緊急事情，以致於在慌亂中升高了自己的壓力指數。掌握自己的時間與工作進度，就比較不怕「不料」來到。

按重要性而不按迫切性處理

《經濟學人》推舉為最具前瞻性的管理思想家史蒂芬‧柯維Stephen R. Covey曾說：「如果我們不能有意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費時間在不重要的事上。」

生活中許多「不料」發生的狀況，時常都是自己製造的。這是因為沒有把待處理的事羅列管理，或是欠缺紀律將重要的事先處理，以致於將時間花在不重要的急事比重大，導致處理重要事的所需時間相對被擠壓而演變成急事。通常不敢對人說「不」，有拖延心態，或欠缺紀律的人常易成為「急事的奴隸」。

分辨重要與緊急之事

生活中的事一般可分為三類：

A類：現在就要立刻處理的急事：又分為兩類，一類是重要並且緊急的事，一類是緊急但不重要的事。

B類：將來必須要處理的事。是指可以等A處理完再處理的事，屬這類的事，通常是那些重要但還不緊急的事。所謂重要之事，是指與主要目標（你的目標、願景、價值觀及要事處理順序）達成有關的事。

C類：有時間就做，但並非一定要解決的小事。指那些不重要、也不緊急的事。

通常小事容易做，大事較複雜難做。而重要的事常是大事，「柿子挑軟吃」是人的天性。因此人的本能都選擇C類事，或A類事中那些緊急但不重要的事。但真正讓我們有壓力的，卻往往是那些既重要又緊急的A事。

在處理完又緊急又重要的A事時，要立刻處理重要但不緊急的B事，免得升高我們未來的壓力因子。如果都有紀律的先處理重要但不緊急的B事，拒絕讓A類不重要的急事佔據時間，日久A類的事就不會發生了，工作壓力自然減輕。

合理分配處理事情的時間

人的一天只有廿四小時，我們不可能整日工作，因此管理壓力除了要分辨事情的優先順序，還要適當的分配時間。當手邊同時有好幾件事情要完成時，就需要再度檢查優先次序，甚至割捨一些不重要的事。分配時間有二大原則：

1.不要高估自己的能力

規劃時間目的在幫助我們知道什麼事，在什麼時間要完成。並知道哪件事要先做，後面的事才能作。在作時間規劃時，有個原則一定要認知，就是不要高估自己的能力，要按照合理的預估，分配每一件事情所需要處理的時間。高估自己、以為自己可以短時間完成許多事情，結果目標無法達成，並且可能因此升高壓力、或打擊自信，甚至認為完成無望而放棄。

2.要預留喘息時間

規劃時間要注意「留喘氣時間」，不要把自己繃得太緊，以致於一點彈性都沒有，萬一有臨時狀況發生時，就會升高壓力。

專注於眼前當作的事

一日之中，有些時間必須花在處理緊急的事（可能有些重要，有些不重要），但也要預留時間處理重要還不緊急的事，免得耽擱重要的事，在明天之後變成緊急的事。

當我們列好壓力清單、做好時間規劃，分類好事情的重要性與急迫性，我們就要切實按計畫專注於眼前該做的事，這時就不該再把腦力和心力，浪費在現在不該處理的事情上，或迫於人情，或隨性讓其它事情加入，搞亂優先次序。

做規劃的目的是幫助自己在有限時間內，適時完成該做之事。專注於眼前的事，才不會浪費規劃的時間與目的，並能幫助自己管理好壓力，避免發生最後一根稻草的壓力事件發生。

（本文內容整理自紀惟明主講的「展翅上騰-Office EQ」節目內容，讀者可於佳音網站的「節目精華」處點選收聽）